En raison d’un grand nombre de sollicitations injustifiées concernant l’obtention de documents, chaque demande fait désormais l’objet d’un examen préalable par un comité qui se réunit chaque semaine. Selon sa décision, les pièces demandées seront transmises ou non. Seules les demandes complètes, motivées et cohérentes seront étudiées favorablement. Pour maximiser vos chances (seules 10 % des demandes obtiennent un avis positif), merci de respecter les conditions suivantes :
- Préciser les numéros de pièce des documents demandés
- Votre demande doit être motivée par une présentation détaillée d'un travail de recherche (Organisme, Maitre de recherche, problématique...) ou d'un votre projet utile à la communauté  (300 mots minimum, 500 maximum).
- Le comité ne donne pas de suite favorable aux demandes inappropriées comme les jeux, les recherches de trésor,..
- La réponse du comité vous est transmise par courrier postal sous une semaine.